Quy trình này dựa trên điều 19, luật Hiến xác, mô tạng của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, năm 2006.
1. Nhận được thư
- Gửi đơn tự nguyện hiến xác (phụ lục 1).
- Đoàn cán bộ tới gặp người hiến để tư vấn và giúp người hiến làm đơn hiến xác. (phiếu tư vấn hiến xác; đơn xin hiến xác).
- Làm thẻ và gửi thẻ hiến xác cho người tình nguyện hiến xác (phụ lục 5).
2. Tổ chức nhận di hài và xử lý
Khi thân nhân gia đình người hiến báo tin người tình nguyện hiến xác qua đời, Bộ môn Giải phẫu tiến hành báo cáo trực chỉ huy Học viện, thông báo với phòng Chính trị, phòng Hậu cần, Văn phòng Học viện để phối hợp thực hiện. Cụ thể như sau:
2.1. Về thời gian
- Thời gian từ khi người hiến qua đời tới khi được xử lý di hài: 12 giờ.
- Thông báo cho các bộ phận tham gia (cán bộ ban tuyên huấn, đội xe, bộ môn Giải phẫu), công tác chuẩn bị trong 2 giờ, xe đón các cán bộ liên quan tại Học viện.
2.2. Về nhân sự
- Bộ môn Giải phẫu 04 người.
- Phòng chính trị: 01 người (quay phim, chụp ảnh).
- Phòng Hậu cần: 03 người (lái xe).
2.3. Vật dụng và phương tiện mang theo
- 01 xe hồng (chở di hài) (phòng Đào tạo, phòng Hậu cần).
- 01 xe 7 chỗ (chở cán bộ nhân viên) (phòng Đào tạo, phòng Hậu cần).
- 01 xe 12 chỗ (chở gia quyến người hiến theo đoàn về Học viện và từ Học viện về địa phương), (phòng Đào tạo, phòng Hậu cần).
- Lễ viếng tại gia đình: (dự trù kinh phí j5 qua phòng Đào tạo).
- Vải trắng để che phủ (phòng Trang bị).
- Phương tiện chuyển di hài từ nhà ra xe ô tô (cáng có bánh xe) (phòng Trang bị).
- Giấy ghi nhận nghĩa cử cao đẹp vì sự nghiệp Y học (phụ lục 6) (phòng Khoa học).
- Kỹ niệm chương của Bộ y tế (phòng Khoa học làm thủ tục đề nghị Bộ y tế).
- Biên bản bàn giao và xác nhận tử vong (Bộ môn Giải phẫu) (phụ lục 7).
2.4. Triển khai tại gia đình người hiến
- Tiến hành lễ viếng.
- Phát biểu ý kiến cảm ơn (phòng Chính trị thực hiện).
- Phát biểu của gia đình và địa phương (nếu có)
- Lập biên bản bàn giao di hài.
- Lấy giấy báo tử (đề nghị gia đình gửi bằng chuyển phát nhanh).
- Đưa thi hài người hiến về Học viện.
- Số người thân trong gia đình đi theo (dưới 10 người).
2.5. Tổ chức tại Học viện
- Địa điểm: Bộ môn Giải phẫu.
- Lực lượng tại Học viện: (01 Kỹ thuật viên, 01 Y công).
- Chuẩn bị nhà tưởng niệm, ban thờ, đèn, nhang.
- Khi đoàn đón thi hài người hiến về tới Học viện.
+ Đưa thi hài vào nhà tưởng niệm.
+ Thắp đèn, nhang.
+ Đại diện Bộ môn Giải phẫu phát biểu cảm ơn.
+ Tiễn thân nhân ra về để làm công tác xử lý di hài.
2.6. Tiến hành xử lý di hài theo qui trình.
3. Xử lý di hài sau khi sử dụng
Sau khi sử dụng di hài 5 năm phục vụ công tác huấn luyện, tùy theo điều kiện và số lượng xác hiến nhiều hay ít. Phần thi thể còn lại sẽ được hỏa táng (Nghĩa trang Văn Điển), chuyển theo nguyện vọng của người hiến như trong đơn.
- Các phương án xử lý dự kiến cho người hiến lựa chọn:
+ Nơi an táng chung sẽ được Văn phòng của Học viện tiến hành liên hệ và xin cấp hoặc mua.
+ Được trả lại cho gia đình.
- Qui trình xử lý di hài:
+ Thông báo cho gia đình đã hết thời hạn sử dụng xác, nhắc lại phương án xử lý trong đơn.
+ Thống nhất thời gian sẽ đưa thi hài tới đài hóa thân, Văn Điển.
+ Liên hệ với đài hóa thân.
+ Liên hệ với quản trang của Nghĩa trang (chuyển đến khu vực tập trung).
+ Cử người đi cùng gia đình tới đài hóa thân (02 người).
+ Cử người và xe đưa hài cốt về gia đình (02 người).
+ Thân nhân người hiến tới Học viện, nhận dạng di hài, xác nhận chính xác thì mới đưa di hài đi an táng.
4. Các công việc khác
4.1. Lễ tri ân
- Hàng năm, ngày 15/7, tổ chức lễ tri ân đối với những người đã hiến xác vì sự nghiệp khoa học.
- Thành phần tham gia:
+ Phía Học viện: Đại diện Ban giám đốc; đại diện các phòng ban, bộ môn; đại diện Học viên các hệ.
+ Phía gia đình: Đại diện các gia đình có người thân hiến xác.
+ Đại diện các bộ môn Giải phẫu của các trường y liên kết.
+ Các lớp học sinh đang học tại Bộ môn.
4.2. Công tác khác
- Ngày dỗ của người hiến xác hàng năm, Bộ môn Giải phẫu gửi thư cảm ơn tới gia đình.
- Ngày 49, tổ chức đoàn trao “giấy ghi nhận vì sự nghiệp khoa học”.
(Các phụ lục tại về tại mục Tài liệu – Hướng dẫn)